Les règles à retenir
- Un compte, une personne. Votre compte est personnel : ne partagez jamais votre mot de passe et fermez votre session en quittant le poste.
- Le secret médical. N'ouvrez un dossier que pour une raison liée à vos fonctions. Chaque consultation est enregistrée à votre nom.
- Aucune donnée hors du cadre des soins. Ne photographiez pas, ne copiez pas et ne diffusez pas des informations de patients en dehors de ce que vos soins exigent.
- Les alertes aident, elles ne décident pas. Allergie, interaction, seuils : une alerte attire votre vigilance, elle ne remplace ni l'examen du patient ni votre jugement.
- Tout est tracé. Soins, prescriptions, paiements, mouvements de stock : le journal d'activité impute chaque action à son titulaire.
- Enregistrez au moment des faits. Saisissez ce que vous faites quand vous le faites, avec des données exactes : d'autres services s'appuient dessus.
- En cas de coupure. Continuez sur papier, puis ressaisissez les informations au retour du service.
- Un doute ? Dites-le. Signalez tout usage suspect à votre administrateur ou à l'équipe afia, sans attendre.
1. Objet
Les présentes conditions règlent l'utilisation d'afia, logiciel de gestion hospitalière édité par afia enregistré au RCCM sous le n° CD/KNG/RCCM/25-A-08510, identification nationale n° 01-G4301-N71545P, dont le siège est à Goma, en République démocratique du Congo.
Elles s'appliquent dès qu'un établissement souscrit un abonnement et que ses équipes utilisent l'application. L'établissement reconnaît en avoir pris connaissance et les avoir acceptées.
2. Qui fait quoi
Deux responsabilités distinctes, qu'il faut bien séparer :
| L'établissement de soins | afia |
|---|---|
| Décide des soins, des tarifs et de l'organisation. Il reste seul responsable des actes médicaux et des décisions prises à partir des informations affichées. | Fournit le logiciel, l'hébergement, les mises à jour et l'assistance. |
| Crée les comptes de son personnel, attribue les rôles et les retire au départ d'un agent. | Met à disposition les outils nécessaires à cette gestion. |
| Saisit les données et répond de leur exactitude. | Conserve ces données, les sauvegarde et en assure la sécurité. |
Les données appartiennent à l'établissement. afia ne les vend pas, ne les exploite pas à d'autres fins et n'y accède que pour assurer l'assistance technique demandée.
3. Comptes et mots de passe
Chaque utilisateur dispose d'un compte personnel. Un compte ne se partage pas : toute action enregistrée dans le journal d'activité est imputée à son titulaire.
- Le mot de passe doit être changé à la première connexion et gardé confidentiel.
- L'administrateur de l'établissement désactive sans délai le compte d'un agent qui part.
- Toute suspicion d'usage frauduleux doit nous être signalée immédiatement.
L'établissement répond des actes accomplis au moyen des comptes qu'il a créés.
4. Abonnement et paiement
L'accès à afia est soumis à un abonnement, mensuel ou annuel, dont le palier détermine les services disponibles. Le prix en vigueur est celui communiqué à la souscription.
- L'abonnement se renouvelle à l'échéance, après paiement.
- L'administrateur est prévenu dans l'application à l'approche de l'échéance.
- À défaut de paiement après le délai de grâce, l'accès est suspendu. Les données ne sont pas supprimées et sont restituées à l'établissement sur demande.
L'établissement peut mettre fin à son abonnement à tout échéance, sans avoir à se justifier.
5. Disponibilité du service
Nous mettons tout en œuvre pour que l'application reste accessible, mais aucun service en ligne ne peut être garanti sans interruption. Des coupures peuvent survenir du fait de l'hébergeur, du réseau de l'établissement, de la fourniture d'électricité ou d'une opération de maintenance.
Les interventions programmées sont annoncées à l'avance et placées, autant que possible, aux heures creuses.
Prévoyez une procédure de secours. Un établissement de soins doit pouvoir continuer à travailler sur papier pendant une coupure, puis ressaisir les informations au retour du service. Aucun logiciel ne dispense de cette précaution.
6. Usage correct de l'application
L'établissement et ses utilisateurs s'engagent à ne pas :
- consulter un dossier sans motif lié à leurs fonctions ;
- extraire ou diffuser des données de patients en dehors du cadre légal des soins ;
- tenter de contourner les contrôles d'accès, ni d'accéder aux données d'un autre établissement ;
- perturber le fonctionnement du service ou en gêner les autres utilisateurs.
En cas de manquement grave, nous pouvons suspendre l'accès, après avoir averti l'établissement sauf urgence.
7. Limites de ce que fait le logiciel
afia aide à organiser le travail ; il ne pose pas de diagnostic et ne décide d'aucun traitement. Les alertes de l'application — interaction médicamenteuse, allergie, seuils du partogramme — sont des aides à la vigilance. Elles ne remplacent ni l'examen du patient, ni le jugement du soignant.
Les règles d'interaction livrées avec l'application constituent une base de départ : il revient à l'établissement de les faire relire et compléter par un pharmacien ou un médecin.
8. Propriété
Le logiciel, son code, son nom et ses éléments graphiques restent la propriété d'afia. L'abonnement ouvre un droit d'usage, non exclusif et non cessible, pendant sa durée.
Les données saisies par l'établissement restent les siennes, de même que son logo et ses documents.
9. Modification des conditions
Ces conditions peuvent évoluer. Tout changement notable est annoncé dans l'application et par courriel à l'administrateur, au moins trente jours avant son entrée en vigueur. L'établissement qui refuse peut résilier à l'échéance suivante.
10. Droit applicable
Les présentes conditions sont régies par le droit de la République démocratique du Congo, notamment l'ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique.
En cas de différend, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut d'accord dans les trente jours, le litige est porté devant les juridictions compétentes.